Communicatie
Website | Vergadering en overleg | Hoe om te gaan met problemen en klachten
Website
De website www.psvhandbal.nl wordt steeds belangrijker voor de communicatie met leden en anderen. Op de website tref je informatie over teams en wedstrijden aan ook nieuws, activiteitenagenda en foto’s. De komende jaren gaan we de website steeds intensiever gebruiken in de communicatie met de leden en andere geïnteresseerden.
Vergaderingen en overleg
Naast schriftelijke en elektronische communicatie vinden we het in onze vereniging belangrijk om vaak met elkaar te praten. Mondeling contact voorkomt eenrichtingsverkeer. Juist in een democratische vereniging vinden wij discussie en overleg erg waardevol. Wij nodigen iedereen uit om hier aan deel te nemen. Om zoveel mogelijk leden te bereiken hebben wij verschillende overlegvormen gecreëerd:
Algemene leden vergadering
Het belangrijkste overleg binnen onze vereniging is de Algemene ledenvergadering. Deze vindt jaarlijks op de derde woensdag van september plaats. Tijdens deze vergaderingen leggen bestuur en commissies verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten. Daarnaast wordt tijdens de ALV het beleid voor het komende jaar door de leden besproken en bepaald.
Commissies en werkgroepen
Naast de bovenstaande algemene overlegvormen, zijn er vaak vergaderingen of bijeenkomsten van allerlei werkgroepen en commissies. Samen zorgen zij ervoor dat alles binnen de vereniging goed verloopt.
Trainers&Coaches bijeenkomsten
Onze trainers en coaches werken samen om hun werk met hun teams op elkaar af te stemmen. Een gemeenschappelijke lijn is noodzakelijk om gestructureerd aan de maximale ontplooiing van elk individu te kunnen werken. De manier van spelen van verschillende teams wordt op elkaar afgestemd. Bijeenkomsten met trainers en coaches zijn (werk)vergaderingen afgewisseld en aangevuld met praktijkbijeenkomsten waar elkaars trainingen worden geobserveerd en besproken. Soms ook komt een gaststrainer zijn/haar visie op trainen of coachen demonstreren.
Teambesprekingen
Besprekingen waarbij alle spelers uit een team samen met de coach/trainer praten over alles wat met het team en vereniging te maken heeft.
Ouderavonden
Indien gewenst vanuit de vereniging en/of de ouders worden de ouders van onze jeugdleden uitgenodigd door de jeugdcommissie om met hen van gedachten te wisselen over het jeugdbeleid en de activiteiten die voor de jeugd worden georganiseerd. Het streven is om dit minimaal een keer per 1-2 jaar te doen op initiatief van de vereniging. Indien gewenst kunnen deze bijeenkomsten vaker voorkomen
Aanvoerdersoverleg
Het aanvoerdersoverleg bestaat uit afgevaardigden van de seniorenteams en A-jeugd. Dit overleg wordt voorgezeten door een bestuurslid. Doel van het overleg is wederzijdse communicatie tussen het bestuur, de commissies en de teams.
Hoe om te gaan met problemen en klachten
Overal waar mensen samen activiteiten organiseren kunnen misverstanden ontstaan. Ook bij onze vereniging, hoe goed we het ook allemaal bedoelen. Hierna volgen een aantal richtlijnen om met problemen (misverstanden of klachten) om te gaan. Hierbij is het belangrijk dat alle partijen gerespecteerd worden.
We vragen iedereen de volgende richtlijnen in acht te nemen:
- Bedenk dat iedereen fouten maakt, jijzelf ook;
- Maak het probleem bespreekbaar! Allereerst met de direct betrokkene(n). Vermijd “roddelen”;
- Laat een probleem niet escaleren, maar probeer het eerst in goed overleg met elkaar op te lossen. Dit helpt misverstanden te voorkomen.
Als je een probleem onderling niet goed opgelost krijgt dan volgt hier de formele weg:
- Bespreek het probleem met de direct betrokkene;
- Bespreek het probleem met de voorzitter van de commissie die verantwoordelijk is voor de activiteit waarbij het probleem is ontstaan;
- Bespreek het probleem met het bestuurslid dat aanspreekpunt is voor de betreffende activiteit (overigens is dat in een aantal gevallen dezelfde als de voorzitter van de commissie);
- Bespreek het probleem met de voorzitter van PSV Handbal.
Specifiek voor Jeugdzaken geldt de onderstaande volgorde van het bespreken van het probleem:
- De direct betrokkene
- De coach/trainer van het betrokken team
- De contactpersoon uit de kerngroep jonge jeugd
- Het bestuurslid dat het taakgebeid jeugdzaken heeft
- De voorzitter van PSV Handbal
Een bijzonder soort van problemen zijn zaken rond sociale veiligheid en (seksuele) intimidatie. Deze problemen zijn niet altijd makkelijk te bespreken. Toch is het belangrijk dat je er iets mee doet. Zoek hiervoor een persoon binnen (het kader van) PSV Handbal waarin jij vertrouwen hebt. Jeugdleden raden wij aan om allereerst te kiezen voor een sectiehoofd. Als dat niet kan (om welke reden dan ook), schroom dan niet om een voor jou vertrouwde persoon binnen het bestuur te kiezen om het probleem te bespreken. Het bestuur kan immers pas maatregelen nemen, zodra informatie bij haar bekend is. Vanzelfsprekend zal dan op een discrete manier aan de oplossing van het probleem worden gewerkt, om verdere schade bij de betrokkene en mogelijk bij andere personen te voorkomen! De betrokkene zal worden betrokken bij alle acties die vanuit het bestuur worden ondernomen.
Indien een betrokkene ontevreden is met het optreden van het bestuur, kan een schriftelijke klacht worden ingediend bij de commissie van beroep. Zie hiervoor het huishoudelijk reglement.
